Офис и обучение
21 января 2020
На ошибках учатся: как отправлять деловые письма
7 правил, о которых вы могли забыть.
Прикрепляйте файлы
Как только вы открыли окошко, чтобы создать письмо с вложением, сразу прикрепляйте файл. Иногда случается так, что в момент написания самого письма, раскрытия темы и нюансов вопроса, мы забываем прикрепить то, ради чего планировали создавать письмо.
Указывайте тему письма
Всегда указывайте тему. Даже если послание вам кажется не таким значимым, напишите в поле, о чем оно. Человек, который его получает, должен сразу понять, что ждет внутри. А еще ключевые слова помогут быстро найти его в ящике при необходимости.
Выбирайте адресатов
Когда вы отправляете письма нескольким людям, в поле «Кому» вписывайте адрес главного адресата, всех остальных – в копию. Когда вам приходит письмо, в копии которого несколько человек, не забудьте воспользоваться кнопкой «Ответить всем».
Пишите по делу
Не стоит в деловой переписке расспрашивать у коллег, как у них дела. Переходите к волнующему вопросу сразу. Пишите коротко и по делу. И помните, что любая деловая переписка может быть обнародована.
Используйте понятную речь
Старайтесь не разговаривать на языке канцеляризмов. Не думайте, что чем формальнее получается предложение, тем лучше. Сложные обороты порой заставляют себя перечитывать не раз и не два.
Забудьте про «Вы»
Если ваше предложение не начинается со слова «вы», то пишите его с маленькой буквы. Когда обращаетесь к человеку «Вы», форма обращения не становится более вежливой.
Уважайте коллег
Перечитывайте свои письма перед отправкой. Проверяйте, чтобы в словах не было опечаток и ошибок. Ставьте знаки препинания, каждое предложение начинайте с заглавной буквы. Рабочая переписка – это не личный чат, где вы набираете текст по своим правилам.
Читайте также:
