Вам письмо: правила деловой переписки

Электронная почта настолько вошла в нашу повседневную жизнь, что мы порой совершенно забываем о правилах деловой переписки. OFM и бизнес-консультант Анна Рыжикова решили напомнить ее основные принципы

Первое, что видит адресат, это адрес вашего электронного почтового ящика. Поэтому помните, что адрес – это ваше лицо! Даже если фамилия, написанная латиницей, читается трудно, для деловой переписки нет ничего лучше. Не стоит использовать домашнюю почту с веселым адресом типа kuzya, pussik или, как у одной моей бывшей коллеги, bodrayakorova. Вы только представьте себе лицо своего будущего партнера, который получит письмо от Кузи или Пуcсика…

Стандарт, негласно принятый в деловой среде, это фамилия(имя)@домен-вашего-сайта. Также не стоит использовать для переписки ящик info@домен-вашего-сайта. Такие письма чаще всего обезличены, и их могут принять за спам и удалить.

Как начать

Не нужно изобретать велосипед. Правило простое: «Здравствуйте… (имя, отчество /имя)!» Если вы лично не знакомы, будет хорошим тоном указать в начале письма, откуда у вас адрес собеседника. И конечно, никаких «Доброго времени суток» или «Доброго дня», это дурной тон не только в деловой переписке.

Внимательно следите за полом адресата, ни в коем случае не ленитесь убирать ненужное окончание в «уважаемый(ая)». По правилам бизнес-этикета недопустимо использовать сокращения должностей и обращений типа «ув. нач. департ.» или «ув. дир. по разв».

И понятно, в деловой переписке только на Вы (да-да, не вы, а Вы). Даже если вы дружите. Это этика и официальное общение.

Как продолжить

Чем короче письмо, тем больше удовольствие, с которым его читают. Да-да, и в деловой переписке краткость – сестра таланта. Никакой воды, светской болтовни о погоде, все только по делу. Деловое письмо не проверка вашего писательского гения! Но оно может быть гениальным, если простыми словами изложены сложные понятия. Каждая новая мысль – новый абзац, так и читать и воспринимать информацию легче.

Абзацы обязательно отделяйте отступом (необходим межстрочный пробел), они не должны сливаться в единое целое. Лучше всего следовать такой конструкции: первый и последний абзацы не более четырех строк, остальные не более восьми. Оптимальный размер письма – «на один экран», то есть такое письмо, которое читается без прокручивания страницы.

Обязательно придерживайтесь единого стиля оформления: один шрифт, один размер кегля, жирный и курсив можно использовать только фрагментарно, для выделения заголовков или ключевых моментов.

Недопустимо

ПРИМЕР. Данную конструкцию ВАЖНО согласовать в ближайшее время.

- Слова, написанные заглавными буквами, принято считать повышением тона, поэтому категорически нет.

ПРИМЕР. Примите меры!!!

- Восклицательный знак и повелительное наклонение – враги официального письма.

ПРИМЕР. Мы погуглили, посовещались и, чем черт не шутит, решили выбрать вашу компанию.

- Интернет-сленг, разговорная речь, смайлики, народные выражения, анекдоты, афоризмы, пословицы, метафоры и прочие эмоциональные украшения оставьте для неформальных писем друзьям.

ПРИМЕР. Мы отправили вам ПРК, РМ и КП неделю назад и до сих пор не получили ответа.

- Аббревиатуры и сокращения должны быть понятны не только вам, но и адресату, поэтому лучше их не использовать.

ПРИМЕР. P.S. Также мы ждем от вас ответ на предыдущее предложение.

- Постскриптум в деловой переписке недопустим.

ПРИМЕР. Вы не выполнили обещание и не отгрузили первую партию бумаги.

- Использование страдательного залога более предпочтительно. Подобное предложение лучше сформулировать так: «Обещание по отгрузке первой партии бумаги не было выполнено».

Полезные советы и негласные правила

Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.

Избегайте в деловой переписке эмоциональной окраски и излишней вежливости. Даже если вы негодуете или преисполнены благодарности, ваше письмо должно быть «хладнокровным».

Не пишите русскими буквами английские термины (айти, дивиди, вип, спешиал, сос и т.д.).

Перед отправкой три раза проверьте письмо на ошибки и опечатки. Если не доверяете себе, это всегда можно сделать в печатной программе, но письмо обязательно должно быть грамотным. Грамотность – это ваша деловая репутация и составляющая часть профессионализма.

Никогда не пишите никаких личных или деликатных вещей в официальной переписке, даже своим друзьям. Ваш друг может оказаться в командировке или отпуске, и его почта будет доступна человеку, которому эта информация не предназначается.
Обязательно указывайте тему письма. В идеале по шаблону: название компании, цель письма.

Если вы прикрепляете к письму файлы, обязательно перечислите их в конце письма, это позволит адресату, в случае если что-то не прикрепилось, оперативно запросить у вас документы повторно.

Очень важно никогда не удалять деловую переписку. Официальное письмо – это документ. И вы никогда не предугадаете, когда и зачем вам может пригодиться эта история переписки.

Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь, чтобы письмо случайно не улетело в незавершенном виде.

Отвечать на письмо – основа этики и хорошего тона. Согласно принятым в деловой среде правилам, на письменный запрос отвечают в течение 10 дней, на электронные письма/факс – в течение 48 часов без учета выходных/праздничных дней. Отвечая, всегда нажимайте «ответить», чтобы не нарушать историю переписки. И не забывайте нажать «ответить всем», если в копии несколько собеседников.

Отправляя письма, старайтесь придерживаться рабочего времени, не отправлять их ночью и в выходные/праздничные дни. Всегда есть риск, что получатель откроет письмо сразу, но, выйдя на работу, попросту забудет про него.

Как завершить

Подпись стандартно состоит из 4–6 строк: имя, фамилия, должность, название компании, телефон, электронный адрес, сайт, логотип. Хороший тон подразумевает одну классическую фразу перед контактными данными: «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Избегайте креативных вариантов наподобие «В надежде на сотрудничество», «Искренне ваша», «Всегда на связи».

И самый важный совет, который я однажды прочла: прочитайте пару десятков писем, получаемых вами от разных людей и компаний. Обратите внимание на то, что лично у вас вызывает вопрос или негодование, и постарайтесь в своих письмах не использовать такие выражения/форматирования и нюансы.

Результативного вам общения!

Текст: Анна Рыжикова